Polityka prywatności

Polityka Prywatności

v.4 z dnia 01.12.2023r.

I. Wprowadzenie do Polityki Prywatności.

Niniejszy dokument zawiera naszą Politykę Prywatności, tj. zasady, jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania Państwa danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, powinny być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu.

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez użytkowników usług świadczonych przez Art Hotel Sp. z o.o. (dalej Art Hotel lub Administrator). Dotyczy ona:

- korzystania z naszych produktów i usług,

- odwiedzin na naszych stronach www i profilach społecznościowych.

2. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych Art Hotel działa w oparciu o wewnętrzne procedury i zalecenia, zgodne z odpowiednimi aktami prawnymi w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE (dalej RODO). Art Hotel wykorzystuje w swojej działalności wyłącznie dane niezbędne do realizacji każdego z celów, dla których dane osobowe są przetwarzane.
3. Art Hotel dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, iż dane osobowe są:

1. przetwarzane zgodnie z prawem;
2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
4. przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.       

II. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych, czyli podmiotem decydującym, jak będą wykorzystywane Pana/Pani dane osobowe jest Art Hotel Sp. z o.o., Wrocław 50-110, ul. Kiełbaśnicza 20, wpisana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, dla którego akta rejestrowe prowadzi Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000090062, NIP 8971046888, REGON 930782333.

III. Dane kontaktowe

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z poprzez email: daneosobowe@arthotel.pl lub pisemnie na adres Art Hotel Sp. z o.o., ul. Kiełbaśnicza 20, 50-110 Wrocław.

IV. Źródło pozyskania danych osobowych

Otrzymaliśmy je od Pana/Pani lub innych upoważnionych przez Pana/Panią osób/podmiotów w związku z prowadzoną przez nas działalnością a także automatycznie np. poprzez gromadzenie plików „cookies”.

V. Cele i podstawy danych osobowych

1. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane przez Art Hotel w celu:

1. Marketingu usług własnych, przesyłania newsletterów drogą elektroniczną, zapisywania danych w plikach „cookies”, organizacji konkursów oraz akcji promocyjnych, w których może Pan/Pani wziąć udział, nagrywanie rozmów w trakcie połączeń telefonicznych – na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, udzielonej przed rozpoczęciem nagrania (art. 6, ust. 1 lit. a RODO).
2. Podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą lub wykonania umowy o realizację usług świadczonych przez Art Hotel, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6, ust. 1 lit. b RODO).

3. Wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Art Hotelu (m.in. podatkowych, archiwalnych, rozpatrywania reklamacji, zgłoszenia zachowania, które nosi znamiona przestępstwa lub wykroczenia bądź powszechnie uważanego za naganne) – na podstawie art. 6, ust. 1 lit. c RODO.
4. Ochrony istotnych dóbr (życie, zdrowie) i interesów osoby, której dane dotyczą (m.in. przetwarzanie danych osób towarzyszących w tym dzieci korzystających z usług hotelowych) – na podstawie art. 6, ust. 1 lit d RODO.
5. Realizacji prawnie uzasadnionych interesów Art Hotel (m.in. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony osób oraz mienia, prowadzenia marketingu bezpośredniego innego, niż na podstawie zgody, np. karty rabatowe, programy lojalnościowe, wysyłanie okazjonalnych upominków lub kartek świątecznych) – na podstawie art. 6, ust. 1 lit f RODO.

2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne a udzielona zgoda może być w każdym momencie wycofana. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W przypadku zawierania umów cywilnoprawnych podanie danych osobowych jest niezbędne. Jeżeli z jakiegoś powodu nie poda Pan/Pani wymaganych danych osobowych, możemy odmówić zawarcia umowy.

3. Dane osobowe jawne - podane np. w serwisach społecznościowych czy opiniotwórczych przy okazji wysyłania komentarzy, opinii itp. są dostępne dla wszystkich odwiedzających strony zawierające te dane. Art Hotel nie ma możliwości zabezpieczenia wykorzystania tych danych przed osobami prywatnymi lub firmami, które te dane wykorzystują do przesłania użytkownikowi nieokreślonych informacji. Dlatego te dane nie podlegają niniejszej Polityce Prywatności.

VI. Kategorie przetwarzania danych

Przetwarzamy następujące dane osobowe:

1. w przypadku działań przed zawarciem umowy, zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług:

- imię i nazwisko,

- adres zamieszkania,

- nr dokumentu,

- nr PESEL,

- data urodzenia,

- nr telefonu,

- adres email,

- wizerunek,

- nr rejestracyjny samochodu,

- daty zamawianych wydarzeń i dane osobowe zawarte w korespondencji,

- informacje o pobycie, rodzaj zamawianych usług,

- inne niezbędne dane, np. w celu zwrócenia zapomnianych przedmiotów.

2. W przypadku działań marketingowych:

- imię i nazwisko

- adres email

- nr telefonu

- nick w portalu społecznościowym

3. W przypadku automatycznego gromadzenia informacji:

- informacje o urządzeniu,

- pliki cookie,

- adresy IP,

- informacje o przeglądarce.

- inne informacje o użytkownikach i ich zachowaniach.

VII. Profilowanie

Pani/Pana dane mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Pana/Pani sytuację. Zautomatyzowane przetwarzanie może być dokonywane w celu oceny i określenia cech osobowych lub potrzeb użytkowników. W zakresie dostarczania w różnych serwisach dopasowanych do Pana/Pani potrzeb treści wykorzystujemy kod piksela Facebooka, który służy nam do zarządzania reklamami w serwisie Facebook i prowadzenia działań remarketingowych. W zakresie statystyk newslettera śledzimy historię otwieralności przez Panią/Pana e-maili, aby później wysyłać Pani/Panu najbardziej przydatne informacje. Dane przetwarzane w celach zawarcia umów nie podlegają profilowaniu. Podmioty, które otrzymują Pani/Pana dane osobowe w związku z wejściem na strony Administratora, mogą wykorzystać je do wyświetlania Pani/Panu podobnych treści, dopasowanych do wcześniejszej aktywności w sieci (profilowanie). Bazują one na dotychczasowych stronach internetowych, które były odwiedzane. Dotyczy to w szczególności usług Google i Facebook.

VIII. Przekazywanie danych do państw trzecich

Informujemy, że nie przekazujemy Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych z zastrzeżeniem pkt IX.1i.

IX. Odbiorcy danych osobowych

1. Pani/Pana dane możemy udostępniać podmiotom świadczącym dla nas usługi:

1. hostingowe i informatyczne,
2. prawne i ubezpieczeniowe,
3. kurierskie i pocztowe,
4. zarządzania bazą kontaktów newsletterowych i wysyłki newsletterów,
5. prowadzenia modułu rezerwacyjnego na naszej stronie internetowej,
6. prowadzenia marketingu dla Art Hotelu,
7. organom i służbom państwowym na podstawie właściwych przepisów do uzyskiwania danych osobowych, pod warunkiem posiadania odpowiednich podstaw prawnych do żądania danych osobowych,
8. realizujące zadania w związku ze współpracą z Art Hotelem,
9. właściciele serwisów internetowych/wyszukiwarek Google, YouTube, Facebook oraz innych serwisów, których wtyczki mogą znajdować się na stronach internetowych Art Hotelu i profilach społecznościowych.

2. Dane osobowe nie są sprzedawane ani wypożyczane innym podmiotom.

X. Czas przetwarzania

1. w przypadku zawarcia umów o świadczenie usług dane osobowe będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jego upływie przez okres niezbędny do:

1. zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń, przez okres nie dłuższy niż okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z przepisami prawa polskiego bądź zakończenia postępowania karnego prawomocnym wyrokiem;
2. wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych, na gruncie obowiązujących przepisów prawa jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
3. wypełnienia celów statystycznych i archiwizacyjnych;
4. maksymalnie przez okres 6 lat od dnia zakończenia wykonania umowy.

2. W innych przypadkach dane osobowe będą przetwarzane:

1. do czasu cofnięcia udzielonej zgody, zgłoszenia sprzeciwu względem ich przetwarzania lub do momentu, kiedy nie będzie to już niezbędne do realizacji celu. Natomiast po tym okresie, do czasu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
2. nagrania połączeń z centrali telefonicznej – przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, chyba że z uwagi na szczególne okoliczności, konieczne będzie przechowywanie nagrania z monitoringu przez dłuższy okres np. do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
3. nagrania monitoringu wizyjnego – przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, chyba że z uwagi na szczególne okoliczności, konieczne będzie przechowywanie nagrania z monitoringu przez dłuższy okres np. do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

XI. Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

1. Prawa osób, których dane dotyczą.

Przysługuje Panu/Pani prawo do:

1. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, uzyskania informacji o przetwarzaniu Pana/Pani danych,
2. sprostowania (poprawiania i uzupełniania) danych,
3. ograniczenia przetwarzania danych,
4. usunięcia danych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
6. przenoszenia danych,
7. wniesienia skargi do organu nadzorczego,
8. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w każdym momencie, przy czym cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie Pana/Pani zgody przed jej cofnięciem.

2. Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw.

Wniosek dotyczący realizacji powyższych praw można złożyć pisemnie na adresy wskazane w części Dane kontaktowe. Wniosek powinien precyzyjnie wskazywać:

- uprawnienie, z jakiego chce skorzystać osoba składająca wniosek,

- cele przetwarzania, których dotyczy żądanie,

-  procesy przetwarzania i zakres danych.

Administrator może zwrócić się do osoby składającej wniosek o dodatkowe informacje, jeśli nie będzie mógł zidentyfikować tej osoby. Odpowiedź na zgłoszenie powinna być udzielona w ciągu 30 dni w takiej samej formie jak zgłoszenie. W przypadku konieczności przedłużenia tego terminu, Administrator poinformuje o tym fakcie składającego wniosek.

3. Dane przetwarzane przez Art Hotel w zakresie monitoringu, nie pozwalające na zidentyfikowanie osoby fizycznej. 

Informujemy, że na podstawie samego obrazu z monitoringu, Art Hotel Sp. z o.o. nie jest w stanie zidentyfikować osoby fizycznej, co oznacza, iż na mocy art. 11 RODO, zachodzi przetwarzanie nie wymagające identyfikacji, nadto w związku z przepisem art. 11 RODO – zastosowania nie mają art. 15, art. 16, art. 17, art. 18, art. 19, art. 20 RODO – osoba niezidentyfikowana nie ma prawa do: dostępu do treści swoich danych osobowych w zakresie monitoringu oraz do uzyskania informacji, m.in. o kategoriach danych i celach ich przetwarzania a także do uzyskania kopii danych; sprostowania nieprawidłowych i uzupełnienia brakujących danych; do bycia zapomnianym, tzn. do usunięcia danych przetwarzanych bezpodstawnie i bezprawnie; ograniczenia przetwarzania jej danych, tzn. wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych, stosownie do złożonego wniosku; powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu przetwarzania;  żądania, aby jej dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

 Jednocześnie informujemy, iż uzyska Pani/Pan prawo żądania od Administratora dostępu do Pani/Pana danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, pod warunkiem dostarczenia Administratorowi dodatkowych informacji, pozwalających zidentyfikować w/w niezidentyfikowaną osobę fizyczną.

Osobie fizycznej, niezidentyfikowanej na podstawie obrazu z monitoringu Administratora, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (pod warunkiem dostarczenia Administratorowi dodatkowych informacji, pozwalających zidentyfikować w/w niezidentyfikowaną osobę fizyczną) oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

XII. Polityka cookies

1. Przy pierwszej wizycie na stronie arthotel.pl użytkownik jest informowany o używaniu plików „cookies”. Pozostając na stronie użytkownik akceptuje stosowanie zwykłych plików „cookies” na stronie internetowej. Brak zmiany po stronie użytkowników ustawień przeglądarki jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na użycie plików „cookies”.

2. Instalacja plików „cookies” jest konieczna do prawidłowego świadczenia usług w naszym serwisie internetowym. W plikach „cookies" znajdują się informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej, w szczególności tych wymagających autoryzacji. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia swojej przeglądarki tak, aby pliki „cookies” były albo akceptowane, albo odrzucane lub tak, aby użytkownik był powiadamiany o nieumieszczaniu tych plików na swoim komputerze.

3. W ramach serwisu stosowane są następujące rodzaje plików „cookies”

a). sesyjne - pozostają w przeglądarce do momentu jej wyłączenia lub wylogowania się ze strony internetowej na której zostały zamieszczone,

b). stałe - pozostają w przeglądarce internetowej urządzenia do czasu ich usunięcia przez użytkownika bądź do z góry ustalonego czasu określonego w parametrach pliku „cookies”.

4. Zewnętrzne „cookies”:

1. Google Analytics – pozwala nam na analizę sposobu korzystania z naszych witryn, więcej na Polityka prywatności Google.
2. Google AdWords – możemy zlecać reklamy do wybranych grup odbiorców, ale nie mamy dostępu do danych z „cookies” zapisanych na Twoim urządzeniu. Więcej na Polityka prywatności Google.
3. YouTube – nasze witryny mogą zawierać filmy udostępniane przez serwis YouTube. Cookie jest zapisywane, gdy przeglądarka uzyska dostęp do serwisu YouTube, więcej na Polityka prywatności Google.
4. Facebook – na naszych stronach stosowany jest tzw. „piksel konwersji Facebooka” w celu zarządzania przez nas reklamami na Facebook i prowadzenia działań marketingowych. Więcej na Polityka prywatności Facebook.

5. Można samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików „cookies”, określając warunki ich przechowywania i zakresu ich stosowania. Zmiany ustawień mogą być dokonane za pomocą ustawień przeglądarki internetowej lub Pani/Pana urządzenia mobilnego. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików „cookies” dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej.

XIII. Gromadzenie danych osobowych osób poniżej 18 roku życia (dzieci)

Nie gromadzimy świadomie ani nie zabiegamy o żadne dane osobowe osób poniżej 18. roku życia ani też świadomie nie zezwalamy takim osobom na dokonywanie rezerwacji w naszym hotelu. Jeśli dowiemy się, że weszliśmy w posiadanie danych osobowych osoby poniżej 18. roku życia bez zgody rodzica lub opiekuna prawnego, bezzwłocznie przystąpimy do usunięcia tych danych. Jeśli Pan/Pani uważa, że mamy lub możemy mieć dane na temat osoby poniżej 18 roku życia albo od niej pochodzące, prosimy o kontakt z nami pod adresem daneosobowe@arthotel.pl.

XIV. Zmiany Polityki Prywatności

Art Hotel zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności, co może zostać spowodowane przez rozwój technologii internetowej, ewentualne zmiany przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój strony internetowej. Każdego klienta obowiązuje aktualna Polityka Prywatności dostępna na stronie internetowej, na dzień korzystania z usługi Art Hotelu.

XV. Odnośniki do innych stron

W serwisie mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych, które działają niezależnie od serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Art Hotel. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się uważnie zapoznać.

XVI. Kontakt z nami

Podsumowując, dokładamy wszelkiej staranności by procesy przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Pani/Pana sferę prywatności, jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Pani/Pana danych osobowych zajdzie wątpliwość co do zgodności tych działań z przepisami prawa, prosimy o kontakt. Niezależnie od powyższego, zachęcamy do przesyłania pytań, komentarzy, uwag, wniosków lub zażaleń dotyczących niniejszej Polityki prywatności na adres email: daneosobowe@arthotel.pl.

Można również pisać do nas na adres pocztowy:

ART HOTEL Sp. z o.o., ul. Kiełbaśnicza 20, 50-110 Wrocław